Speed Networking: Planungstool auf Basis des Social Golfer Problems

Vom Vorstandsjob zum echten Software-Problem

Ich bin Beisitzer im Vorstand der Buchholzer Wirtschaftsrunde und habe mich in diesem Zusammenhang um die Planung unseres Events Speed Networking gekümmert.

Auf den ersten Blick klingt das nach klassischer Organisation: Räume festlegen, Teilnehmer verteilen, Ablauf planen.

In der Praxis war die eigentliche Herausforderung aber deutlich spannender:

Wie schafft man ein Format, in dem sich möglichst viele Menschen in kurzer Zeit vorstellen können, ohne dass es sich nach wenigen Runden zäh, beliebig oder anstrengend anfühlt?

Denn genau das ist oft das Problem bei klassischen Networking-Formaten.
Entweder es ist zu offen und unstrukturiert. Oder es kippt in eine Art Speeddating-Logik, die irgendwann eher ermüdet als verbindet.

Unser Ziel war deshalb ein Format, das klar strukturiert ist, viele neue Kontakte ermöglicht und sich trotzdem angenehm anfühlt.

Das eigentliche Problem: Wer trifft wann auf wen?

Sobald so ein Event nicht nur mit zehn oder zwölf Leuten stattfindet, sondern mit mehreren Räumen, vielen Teilnehmern und mehreren Runden, wird schnell klar:

Das ist kein Bauchgefühl-Thema mehr.

Es geht nicht einfach darum, „irgendwie Gruppen zu bilden“, sondern darum, die Teilnehmer so auf Räume und Runden zu verteilen, dass sich möglichst wenige Paarungen unnötig wiederholen.

Genau an diesem Punkt wird aus Eventplanung ein echtes Verteilungsproblem.

Mathematisch landet man dabei ziemlich schnell beim Social Golfer Problem.

Was ist das Social Golfer Problem?

Vereinfacht gesagt geht es darum, Gruppen über mehrere Runden so zusammenzustellen, dass sich dieselben Personen möglichst selten doppelt begegnen.

Für ein Networking-Event passt das erstaunlich gut:

• Teilnehmer sind die Personen beim Event
• Gruppen sind die Räume oder Gesprächsgruppen
• Runden sind die einzelnen Networking-Slots
• Ziel ist es, möglichst viele neue Begegnungen zu schaffen

In der Theorie klingt das sauber.
In der Praxis wird es schnell kompliziert, weil schon kleine Änderungen bei Teilnehmerzahl, Raumanzahl oder Rundenzahl die gesamte Verteilung beeinflussen.

Die Herausforderung beim Speed Networking

Für das Speed Networking der Buchholzer Wirtschaftsrunde war genau das der Knackpunkt.

Ich wollte kein starres System bauen, bei dem am Ende dieselben Leute mehrfach zusammensitzen. Gleichzeitig sollte das Format nicht künstlich wirken oder die Teilnehmer unnötig stressen.

Die Anforderungen waren deshalb ziemlich klar:

• möglichst viele neue Kontakte pro Teilnehmer
• möglichst wenige doppelte Begegnungen
• sinnvolle Gruppengrößen
• mehrere Räume und mehrere Runden
• ein Ablauf, der sich vor Ort einfach moderieren lässt

Und am Ende zählt nicht nur, ob eine Logik mathematisch hübsch ist.
Sie muss vor allem im echten Ablauf funktionieren.

Nach dem Event: vom Organisationsproblem zum Tool

Nach dem Event habe ich mich hingesetzt und aus diesem organisatorischen Problem ein kleines Tool gebaut.

Die Idee war simpel:

Wenn ich das Problem einmal sauber löse, dann sollte daraus nicht nur ein Einzelfall für unsere Veranstaltung entstehen, sondern ein Werkzeug, das auch andere Networking-Gruppen nutzen können.

Also habe ich ein PHP-Formular gebaut, das aus wenigen Eingaben automatisch einen kompletten Plan erzeugt.

Dazu gehören:

• die Anzahl der Teilnehmer
• die Anzahl der Räume
• die Anzahl der Runden
• optional feste Raumleiter

Aus diesen Angaben erzeugt das Tool automatisch die Verteilung und erstellt anschließend alle nötigen Unterlagen als PDF.

Warum ich bewusst auf PDF-Karten gesetzt habe

Mir war wichtig, dass das Ergebnis nicht nur technisch korrekt ist, sondern vor Ort sofort nutzbar.

Deshalb erzeugt das Tool nicht einfach nur eine Tabelle, sondern direkt die Dinge, die man bei so einem Event wirklich braucht:

Teilnehmerkarten

Jede Person bekommt eine Karte mit ihrer Route durch die Räume.

Also zum Beispiel so etwas wie:

1, 3, 2, 4, 5

Damit ist sofort klar, in welcher Reihenfolge die Räume gewechselt werden.

Raumlisten

Zusätzlich gibt es pro Raum eine Liste, welche Teilnehmer in welcher Runde dort sein sollen.

Das hilft bei Einlass, Moderation und spontanen Rückfragen vor Ort.

Masterplan

Außerdem gibt es eine Gesamtübersicht für die Organisation.

Gerade wenn ein Event live läuft, ist das wichtig.
Dann willst du nicht diskutieren, sondern schnell nachschauen können.

Von digital zu analog: PDF, Druck, Zuschneiden, Einsatz

Ein wichtiger Punkt war für mich auch die praktische Vorbereitung.

Denn ein Tool ist erst dann wirklich hilfreich, wenn der Ablauf bis zum Event durchdacht ist.

Am Ende läuft es so:

• Verteilung berechnen
• PDF generieren
• Seiten drucken
• Teilnehmerkarten zuschneiden
• Karten sortieren und ausgeben

Genau diese Brücke von digitaler Planung zu analoger Umsetzung war mir wichtig.
Denn in der Realität endet so ein Prozess nicht im Browser, sondern am Tisch mit Schere, Ausdruck und Stapeln von Karten.

Die technische Lösung in PHP

Technisch basiert das Tool auf einer eigenen PHP-Logik zur Gruppenverteilung.

Dabei geht es nicht einfach nur darum, Teilnehmer zufällig zu mischen, sondern eine Verteilung über mehrere Runden zu erzeugen, bei der doppelte Begegnungen möglichst reduziert werden.

Im Kern besteht die Lösung aus vier Teilen:

• Eingaben validieren
• Teilnehmer sinnvoll auf Räume und Runden verteilen
• Konflikte und doppelte Paarungen möglichst minimieren
• das Ergebnis als PDF mit Teilnehmerkarten, Raumlisten und Masterplan ausgeben

Für die PDF-Erzeugung habe ich auf TCPDF gesetzt.

Die eigentliche Schwierigkeit lag aber nicht im PDF-Teil, sondern in der Verteilungslogik dahinter.

Denn das Ziel war nicht, „irgendeine“ Route zu bauen, sondern eine, die sich im echten Event sinnvoll anfühlt.

Was ich aus dem Projekt gelernt habe

Solche Projekte zeigen mir immer wieder, wie nah organisatorische Alltagsprobleme an echter Softwareentwicklung liegen.

Denn am Ende ging es hier nicht nur um Eventplanung, sondern um:

• die Modellierung eines realen Problems
• kombinatorische Optimierung
• die Automatisierung eines wiederkehrenden Ablaufs
• und eine Lösung, die Menschen tatsächlich nutzen können

Genau solche Projekte mag ich besonders, weil sie Technik und Praxis direkt miteinander verbinden.

Warum ich das Tool jetzt auch für andere Gruppen öffnen will

Nach dem Event war für mich schnell klar:

Das Thema ist nicht exklusiv für die Buchholzer Wirtschaftsrunde.

Es gibt viele Formate, bei denen genau dieselbe Frage auftaucht:

• Unternehmer-Netzwerke
• Wirtschaftsvereinigungen
• Verbände
• Gründer-Communities
• Business-Frühstücke
• Austauschformate mit mehreren Gesprächsrunden

Überall dort, wo Menschen in kurzer Zeit strukturiert miteinander ins Gespräch kommen sollen, braucht es irgendwann eine saubere Verteilung.

Und genau dafür möchte ich das Tool jetzt auch für andere Gruppen nutzbar machen.

Tool ausprobieren

Das Formular wird unter folgender URL online gehen:

niels-nuebel.de/speednetworking

Wenn du selbst ein Networking-Format organisierst und so eine Verteilung brauchst, schau es dir gern an.

Fazit

Das Speed Networking in der Buchholzer Wirtschaftsrunde war für mich ein schönes Beispiel dafür, wie aus einer konkreten Vorstandsaufgabe ein echtes digitales Werkzeug entstehen kann.

Aus einer organisatorischen Frage wurde ein technisches Problem.
Aus dem technischen Problem wurde ein PHP-Tool.
Und aus dem Tool kann jetzt etwas werden, das auch andere Gruppen für ihre Veranstaltungen nutzen können.

Genau solche Projekte machen für mich den Reiz von Webentwicklung aus:

Nicht Technik um der Technik willen, sondern Software, die ein reales Problem sauber löst.